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Cómo aumentar tu productividad con Toggl Track

Cómo aumentar tu productividad con Toggl Track

Si buscas maneras de aumentar tu productividad, optimizar tu tiempo y conseguir completar más tareas a lo largo del día, estás de suerte. En este artículo te vamos a hablar de Toggl Track, una herramienta de gestión de tiempo que nosotros llevamos años usando.

Toggl nos ayuda a ser más productivos, a estar más enfocados en cada proyecto y a llevar a cabo las tareas con más facilidad. Por eso te vamos a contar qué es Toggl Track, cuáles son los beneficios de usar esta herramienta, cómo crear tu cuenta y cómo usarla para que tu también puedas aumentar tu productividad.

¡Vamos a ello!

Lo que encontrarás en este post:

El contenido de este artículo también está disponible en formato video. 

¿Qué es Toggl Track?

Toggl Track es una herramienta que sirve para contabilizar el tiempo que dedicas a cada una de las tareas que realizas a lo largo del día. Esta herramienta cuenta con un cronómetro que tienes que activar cada vez que empiezas a trabajar en una tarea y parar cada vez que acabas. Además, gracias a sus métricas, podrás saber exactamente cuánto tiempo dedicas a cada uno de tus proyectos.

Antes de enseñarte cómo funciona Toggl, te queremos contar primero algunos de los beneficios que esta herramienta te puede aportar y cómo puedes aumentar tu productividad gracias a ella.

Beneficios de usar Toggl Track

1. Te ayuda a centrarte en una sola tarea a la vez

Centrarse en una sola tarea a la vez y no empezar una nueva tarea hasta que no acabes la que estás haciendo, es muy importante si quieres ser más productivo. Es muy fácil despistarse con otras cosas e ir saltando de una tarea a otra, pero si haces esto empezarás muchas tareas y no conseguirás acabar ninguna.

En Toggl solo puedes contabilizar el tiempo para una sola tarea a la vez. Cada vez que quieres cambiar de tarea tienes que parar el cronómetro, crear una nueva tarea y empezar a contabilizar el tiempo que vayas a dedicar a esta nueva tarea. Así que el saltar de una tarea a otra ya no será tan fácil.

2. Te ayuda a estimar mejor el tiempo que necesitas invertir en cada tarea

Es muy probable que a la hora de hacer la planificación diaria o semanal te encuentres con el problema de no saber exactamente cuánto tiempo te va a llevar cada tarea. A todos nos pasa y es muy complicado decidir cuánto tiempo reservar para llevar a cabo cada tarea.

Si usas Toggl lo tienes mucho más fácil ya que si vas registrando tareas similares constantemente, acabarás sabiendo cuánto tiempo necesitas para completarlas. Al principio te darás cuenta de que vas muy lento con ciertas tareas, pero poco a poco, a base de contabilizar siempre tu tiempo irás mejorando y cada vez harás las tareas más rápido

3. Te ayuda a dejar de procrastinar

Cómo hacer para dejar de procrastinar es un problema que preocupa a la gran mayoría de personas que buscan aumentar su productividad. Nuestro cerebro encuentra más fácil el estar tumbado en el sofá y no hacer nada que trabajar, así que siempre estamos tentados de ir a por lo más fácil.

Y ahí está Toggl para que te ayude a dejar de procrastinar. Si tú pones pausa en tu Toggl y durante una hora miras el móvil o ves la tele, cuando vuelvas a activar el cronómetro se te quedará un hueco de tiempo en el que no has hecho nada.

Esto te hará sentir culpable por perder el tiempo y cada vez lo irás haciendo menos para tener menos huecos de tiempo sin contabilizar en tu Toggl.

4. Si trabajas para clientes también podrás contabilizar el tiempo que dedicas a realizar las tareas del proyecto

Cuántas veces te ha pasado de cobrar muy poco por un servicio? A nosotros una cuantas.

Es normal que cuando un cliente te contrata para que le ayudes con un proyecto no sepas exactamente cuánto tiempo te va a llevar completar todas las tareas. Pero en los negocios el tiempo es dinero, así que te vendrá bien saber exactamente cuánto tiempo estás invirtiendo en los proyectos de tus dientes.

Al finalizar un proyecto, podrás ver las horas totales que has dedicado a las tareas de dicho proyecto y compararlo con lo que has cobrado para ver si realmente te compensa.

Puede ser que necesites hacer ajustes y subir los precios o bajarlos en función de lo que tardes en completar las tareas. Así para la próxima vez que te toque un proyecto similar sabrás exactamente cuánto tienes que cobrar.

5. Te ayuda a priorizar las tareas más importantes

Al final de cada semana, mes o año puedes ver exactamente cuánto tiempo has invertido en cada uno de tus proyectos y en cada una de tus tareas. Puede que te lleves una sorpresa al ver que dedicas mucho tiempo a tareas que no son realmente importantes y poco a las que sí lo son. Así que este será el momento de reajustar los tiempos y priorizar las tareas más importantes.

Cómo has podido ver, esta herramienta te ayuda a centrarte en una sola tarea a la vez, a dejar de malgastar el tiempo, a saber contabilizar exactamente cuánto tiempo te va a llevar a hacer cada tipo de tarea y a priorizar las tareas más importantes..

Dicho esto, vamos a ver un pequeño tutorial de cómo funciona a Toggl.

Cómo usar Toggl Track para aumentar tu productividad

Para que puedas empezar a usar Toggl de una manera óptima y efectiva, tendrás que crear proyectos, etiquetas, clientes y equipos. Pero antes de eso, vamos a ver cómo puedes crear tu cuenta gratuita de Toggl.

Cómo crear una cuenta de Toggl Track

Para crear tu cuenta, tienes que ir a la web de Toggl, hacer click en Try Toggle y elegir la opción de Toggl Track. Se abrirá una nueva página donde verás un botón con el texto Get Started for Free. Haciendo click en este botón podrás crear tu cuenta gratuita de Toggl Track. Te puedes inscribir con tu cuenta de Google, con la de Apple si la usas o con tu correo electrónico.

Toggl Track - herramienta para aumentar tu productividad
Captura de pantalla página web Toggl
Captura de pantalla crear cuenta nueva Toggl Track
Crear una cuenta nueva en Toggl Track

Una vez que tengas tu cuenta de Toggl creada, puedes abrir Toggl Track en tu navegador sin la necesidad de descargar o instalar ninguna aplicación. Ábrelo en el navegador que siempre utilizas y asegúrate de dejarlo siempre abierto en una pestaña para que lo puedas consultar cada vez que lo necesites. De esta manera también te será más fácil pararlo y arrancarlo cada vez que cambies de tarea.

Y con esto ya podrías empezar a utilizar el contabilizador de tiempo, pero antes te recomendamos crear algunos proyectos, etiquetas, clientes y equipos para que lo tengas todo organizado y te sea fácil revisar las métricas.

Cómo crear proyectos, etiquetas, clientes y equipos

Si trabajas en varios proyectos, te recomendamos que crees un proyecto en Toggl para cada uno de ellos. Para crear un proyecto tienes que ir a la barra lateral izquierda y elegir la opción Project. Después elige +New Project y crea tu proyecto con un nombre fácil de reconocer.

Crear nuevos proyectos en Toggl Track
Crear nuevo proyecto en Toggl Track

También puedes crear tags o etiquetas que te ayudarán a diferenciar las tareas dentro de cada proyecto. Para crear una etiqueta tienes que elegir la opción Tag y darle a +New Tag.

Crear nuevas etiquetas en Toggl Track
Crear una nueva etiqueta en Toggl Track

Para que te sea más fácil entender cómo diferenciar los proyectos de las etiquetas, te vamos a poner un ejemplo.

Nosotros tenemos un proyecto que se llama Blog We Collect Postcards, dentro del cual registramos todo el tiempo que dedicamos a nuestro blog. Como hay muchas cosas en la que trabajar en un blog, si no separamos las tareas por etiquetas no podemos priorizar las tareas más importantes porqué no sabremos cuales son.

Así que tenemos varias etiquetas como escribir articulo, diseño web, crear productos, etc. Todas tienen relación con el blog, pero nos ayudan a tenerlo todo más organizado.

Si tienes un equipo, puedes invitarles a que se unan a tu tablero de Toggle y que también contabilicen el tiempo que dedican a los proyectos. Para esto tendrás que elegir la opción de Team y después Invite Members. Puedes invitar hasta 5 personas con la versión gratuita de Toggl.

Invitar equipo a Toggl Track

Y si trabajas con clientes, también puedes crearte nuevos clientes desde la opción de Clients.

Crear nuevos clientes en Toggl Track

Cómo empezar a usar el cronómetro

Una vez que tengas creados tus proyectos, etiquetas, equipos y clientes ya puedes empezar a contabilizar tu tiempo. Para eso tienes que ir a Timer, escribir cual es la tarea que vas a realizar, elegir un proyecto, una etiqueta y darle a play.

Cómo usar el cronómetro de Toggl Track

Cuando quieras pararlo, simplemente le tendrás que dar a stop y te aparecerá la tarea con su descripción, el proyecto, la etiqueta, las horas en las que has estado trabajando en esto y el tiempo total que le has dedicado.

Cómo registrar tareas en Toggl Track

Cómo consultar las métricas

Al final del día de la semana o del mes, puedes ver todo el tiempo que has dedicado a cada uno de tus proyectos. Para eso tienes que ir a Reports y ahí podrás ver todas las horas que llevas trabajadas hoy, esta semana, este mes, este año, etc.

Informes de productividad en Toggl Track

Esto es muy útil a la hora de decidir en qué proyectos invertir más o menos tiempo porque si tienes un proyecto que no es tan importante pero ves que le dedicas mucho tiempo, deberías ajustar los tiempos a finales de mes o de la semana e intentar invertir más tiempo en lo realmente importante.

También puedes filtrar estos informes por equipo, cliente, proyecto, etiqueta o descripción y es una manera muy precisa de ver exactamente cuánto tiempo tú o tu equipo habéis invertido en cada tarea.

Filtrar métricas en Toggl Track

Cómo has podido ver, esta es una herramienta muy completa y muy fácil de usar, pero que te aporta muchos beneficios y te ayuda a aumentar considerablemente tu productividad.

Como un consejo final, sabemos que al principio es difícil acordarse de darle al play o al stop, pero no te desesperes. Con el tiempo te acostumbrarás y lo empezarás a hacerlo por inercia.

¿Conocías esta herramienta? ¿Qué otras herramientas utilizas para aumentar tu productividad?

¡Cuéntanoslo todo en los comentarios! Te leemos.

Imágenes del collage de cabecera de  freestocks, Benjamin Voros y Canva.

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